電子契約サービス、どれを選ぶべきか？　～複数の電子契約サービスの利用も視野に！～

■提供会社が増加している電子契約サービス

　電子契約サービスを提供する企業が増加し、その数はまもなく30社に達すると見込まれています。サービス内容や料金体系も多様化しており、貴社でもどのサービスを採用するか検討中か、あるいは既に利用を開始している場合もあるでしょう。

■自社で選んだサービスが使えない場合もあります

　電子契約サービスを選定する際や、その運用を検討する際に見落としがちなのが、「自社が選定した電子契約サービスを必ずしも利用できるとは限らない」という点です。
　具体的には、どういった場合に起きるのかを以下に説明します。契約には、常に自社と契約相手先が関わります。例えば、自社がAという電子契約サービスを利用していても、相手先がBという電子契約サービスを利用している場合があります。このような場合、どちらの電子契約サービスを使用するかは、自社と相手先との立場や力関係によって決まります。その結果、自社が契約していないB社の電子契約サービスを使用しなければならない場合があるのです。

■契約相手先の電子契約サービスを利用すると起きること

　相手先がBサービスの有償契約をしている場合、自社は通常、Bサービスの無償契約範囲内で契約を締結し、その契約書をダウンロードできます。
　しかし、自社がAサービスを選定した際に重視した管理機能や保存機能がないまま、最終的に電子契約書のみが手元に残ることになります。
　取引先が多い場合には、Bサービスだけでなく、Aサービス以外の複数の電子契約サービスを利用せざるを得ないこともあります。

■複数の電子契約サービスで作成した電子契約書の一元管理

　電子契約書の運用にあたって最低限準備・検討すべきことは、複数のサービスで作成した電子契約書を一元管理する仕組みの整備です。また、PKIを用いたタイムスタンプの有効期間が約10年であることから、契約書の保存必要期間との関係にも注意が必要です。

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