経営者層の方へ。 文書情報マネジメントは、各部門に任せておけばよいのでしょうか？

　文書情報マネジメントを効率的に進めるには、各部門や各現場を中心に、ボトムアップ活動で進めればよいのでしょうか。それとも、経営層からのトップダウンで進めればよいのでしょうか。

　当認定セミナー受講者の声によると、トップダウンというか、トップからの指示があるケースの方が、各段に社内への浸透が早いとのことです。

　多くの企業においては、改革せねば今のままでは会社として危ない、と思う方が一定数いらっしゃいます。一方、この忙しいのに余分なことをせずともよいという、水面下での裏の圧力も相当にあります。

　そこを突破するには、やはりトップダウンが必要なのだと思います。

　文書情報マネジメントを進めることは、組織改革を進めることと近い関係にあります。

　組織変革を進めるためには、会社としての目標を示し、従業員と共有する必要があります。文書情報マネジメントの場合は、特段、あらたに目標を創り出す必要はありません。社訓、経営理念、行動指針の中から、御社が文書情報マネジメントとして重視していることを「文書情報マネジメント方針」として示し、従業員と共有すればよいのです。

　後は、変革のための連帯チーム作りを応援してあげるだけで、多くの企業では正のスパイラルに入り、文書情報マネジメントだけでなく、組織改革も進んできています。

　禁じ手は、経営者自ずから「このシステムを使え、あのサービスを使え」と具体的なことにまで指図してしまうことです。ここは、任せる人たちがチームを作って権限委譲したほうが、驚くことに社員は実力以上の力を発揮します。

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