生成AIで補完する世代間知識断絶
時代の変化とともに、企業の知識共有における重要な課題として浮上しているのが、世代間の知識断絶です。
かつての職場には、長年の経験と知識を蓄えた「生き字引」とも呼ばれる社員が存在し、組織を支える要となっていました。これが可能だったのは、終身雇用制度の存在によるものです。同じ職場に長く勤務する中で、その企業特有の文化や業務プロセス、業務知識に熟知し、幅広い相談に対応できる存在へと成長していきました。
しかし、終身雇用制度の崩壊や技術革新のスピードアップにより、こうした「生き字引」の存在は減少し、世代間での知識や経験の断絶が大きな課題となっています。
若手が年配者に聞きに行かない
現状では、仮にベテラン社員が重要な知識を持っていたとしても、若手社員がその知識を引き出す機会が少ないという問題もあります。
若手が年配者の知識を知らない
若手が年配者に聞きに行かないのは、年齢や役職の違いによる心理的な距離感が原因で、積極的に質問や相談をしない傾向があります。結果、そもそも年配者がどのような知識や経験を持っているのかを若手が知らず、さらに相談のきっかけが生まれにくい状況となっています。
若手が対人コミュニケーションを苦手とする
また、対人コミュニケーションを苦手とする若手社員の中には、人に直接相談することを億劫に感じる一方で、PCやスマートフォンといったデジタルツールを通じたコミュニケーションには抵抗がないという傾向があります。
こうした背景を踏まえると、生成AIは世代間の知識断絶を埋めるだけでなく、若手社員にとっても使いやすい知識共有のツールとして、非常に有用な存在と言えます。
■生成AIが生み出す新たな知識共有の形
１．デジタルツールとしての親和性
若手社員が気軽に質問できる相手として、生成AIは理想的な存在です。スマートフォンやPCを介して必要な情報を簡単に引き出すことができるため、対人コミュニケーションが苦手な若手社員にも利用しやすい環境を提供します。
２．知識の統合と検索の効率化
生成AIは、過去の業務記録やマニュアル、プロジェクト経緯などを統合的に学習し、社員が必要な情報を瞬時に検索・活用できる環境を作り出します。これにより、年配社員が持っている知識をデジタル化して若手にも伝えることが可能です。
３．属人性の排除
「この人にしかわからない」という状況を解消し、誰でも平等に情報へアクセスできる仕組みを構築します。若手社員も、気軽に生成AIにアクセスすることで、年配者の知識を引き継ぐことができます。
４．24時間365日のサポート
AIは時間や場所を問わず利用可能なため、必要な情報をいつでも取得できる環境が整います。忙しい業務の合間や緊急時にも役立つため、社員の負担軽減にもつながります。
５．知識の進化
社員からのフィードバックや業務で得た新たな知識を生成AIが学習することで、職場に適応した「進化する生き字引」として機能します。
■未来の知識共有の形を構築するために
生成AIは、世代間の知識断絶を補完する「知識をつなぐ架け橋」として、新しい職場の可能性を切り拓く存在です。若手社員にとっては、気軽に質問できる頼れる存在であり、年配社員の知識をデジタル化して後世に継承する手段としても活用できます。
また、AIは人間の直感や経験を完全に置き換えるものではありません。人間の知恵とAIの力を融合させることで、より効果的な知識共有が実現されるでしょう。
さらに、生成AIの育成には、ただやみくもに社内文書を蓄積するのではなく、良質な社内文書を厳選して蓄積することが必要です。この過程では、文書情報マネジメントの重要性が非常に高まります。適切に整理された文書やデータがあればこそ、生成AIは職場に特化した有益な情報を提供できるのです。
加えて、部署間で共有してはいけない情報が存在するケースもあるため、各部署ごとにクローズドな生成AIを育成する必要があります。部署ごとにAIを最適化することで、情報の機密性を保ちながら効率的に活用できる体制が整います。
「生成AIで補完する世代間知識断絶」によって、社員が必要な情報をいつでも活用できる職場環境を築くことで、御社の競争力は大きく向上します。この未来の知識管理の形を、ぜひ御社の成長戦略に取り入れてはいかがでしょうか？
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