気づいてますか？　公文書管理システム導入メリット

■地方自治情報化推進フェア2024　開催されました

　2024年10月9日と10日、地方自治情報化推進フェア2024が幕張メッセで開催されました。

　公文書管理システムも10社程度が出展していました。各社ブースでの公文書管理システムデモコーナーも人が途切れることなく大盛況で、いい意味で予想が大きく外れました。

　実は公文書管理システムへの注目が集まるのは、基幹20業務の標準化、ガバクラ化が終わってからかと思っていたのですが、現実は自治体の皆さんの方が先を見据えているということなのではと考えています。

■公文書管理システム導入のメリット

　電子文書化率が高い場合とはなりますが、公文書管理システム導入のメリットとしては、次のような事項がよく上げられています。

①決裁にワークフローを使えるので、効率よく短時間で完了できる。

②紙文書で保存しなくてよいので、事務所、書庫の保管スペースが不要。

③情報公開への対応工数が削減できる。

④改ざん、隠滅への耐力が高い。

■気づいてますか？ 事務品質の向上が可能です。

　紙文書の場合は、当年度の作業中のものと昨年度のものは事務所内のキャビネット内に個別フォルダや簿冊の形態で保管されますが、一昨年以上前の文書は、書類保管箱（段ボール）に入れ書庫などで保管します。

　このような場合はどうでしょう。目の前の業務を処理する時に過去の処理例を見て参考にしたいと頭に浮かんでも、書庫から出してくるのも億劫で、実際にはよっぽどのことでないと書類段ボールを開けることはありません。

　これが、公文書を電子文書にして公文書管理システムで管理している場合はどうでしょう。

　公文書管理システムでは検索機能が充実しているので必要な過去の文書をすぐ見つけられますし、書類保管箱を取り出す必要もなく、すぐに参照できます。

　ちょっとしたことでも過去の処理例を参考にできるので、目の前の業務の処理効率があがるだけでなく、処理の品質も上がっていきます。

　いかがですか、気づいてましたか？　今後はAIも利用してより品質の高い処理・検討ができるようになっていくでしょう。

　来年度からJIIMAでは、自治体向け公文書管理セミナーを開催します。システム導入と並行して、このセミナーも活用頂きたく。

　11月のJIIMAデジタルドキュメントでも以下の関連講演を開催します。