業務のデジタル化！　代理承認、不在時承認　検討済ですか？

　皆さんの会社ではワークフロー・システムを使ってますか？　これから使う予定ですか？

　そんな時に地味ですが、検討しておかないと運用が回らないのが「代理承認」と「不在時承認」です。これはワークフロー・システムだけでなく、全てのデジタルシステムで共通の話なのですが。

　「紙文書では、問題ではなかったのか？　デジタルでだけ発生する問題か？」という疑問は当然湧いてきますね。

　紙文書では押印さえすれば、次の承認者に回付できてしまいます。業務規定、業務手順書の定めが不足していても適時、判断して運用を回していた？ことから問題になることが少なかったのではないでしょうか？　あまり自慢できる話ではないと思います。

　電子文書では「代理承認」、「不在時承認」を決めておかないと手続きがそこでストップしてしまいます。そこでデジタル・システムでは改めてこんな手続きで対処することができますと、ベンダーから説明されるとそんな方法でよかったかと検討が始まることが殆どなのではないでしょうか？　デジタルは邪魔くさいと考えるのではなく、デジタル化することで埋もれていた問題点が浮彫りなった。内部統制の精度が上がるので喜ばしいことと考えませんか？

　そもそも、デジタル化すると出張時など出先でもスマホやPCで確認・承認できます。そのため、代理承認、不在時承認が、必要とされるケースは限定的になる筈です。
　例えば、ライン業務の承認で即時性が必要とされるケースや、休暇や急な傷病で入院した時になどがあると思います。他にはどのようなケースがあるでしょうか？

　また、以前から言われていることですが、日本の稟議書は回付先承認者が海外に比べて非常に多いということも、この機会に再検討しておきたいですね。
　回付先、承認者が多いということは、そもそもデジタル化しても判断速度の低下に繋がります。さらに不在、代理の発生率が高くなり運用が複雑になってしまいます。紙文書の稟議書の場合は「知っといてね」のレベルでも回付していたケースがあるのではないでしょうか。ワークフローの場合「知っといてね」のレベルであれば、承認経路から外し、連絡だけすることもできます。

　さらに「助言があれば、お願いします」と回付しているケースもあります。このような場合、その方の代理といわれても割り当てることが難しいこともあります。決裁するためにその人の意見を待たねばいけないのか、一定時間は待つが、応答がない場合は前に進める選択肢もあるように思えます。

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