埼玉県中央青果市場株式会社様 「青果卸市場における電帳法対応と社内全文書電子化の両立」でJIIMAベストプラクティス賞を授賞しました。

■2024年9月18日　JIIMAベストプラクティス賞授賞が発表されました。

　このたび4社が授賞しましたが、この中の一つが埼玉県中央青果市場株式会社様「青果卸市場における電帳法対応と社内全文書電子化の両立」です。本事例は、文書情報マネージャー認定セミナーを受講し認定者となったAIS株式会社がプロジェクトに参加したものであり、当委員会もセミナーの受講経験を実務に活かして頂いたものとして、大変嬉しく思っております。

「業務遂行のために必要な文書管理ルールならびに電帳法対応の為に必要な文書の取扱い方をシステムに組み込んであり、これにより、ユーザー企業は文書情報マネジメントに関する知見、経験が不足していても、導入SEの支援により、短期間で、文書管理ルール等を確定し、文書情報マネジメントに基づく文書管理も継続的に維持できたこと」として評価頂いております。

■授賞記念講演

　授賞記念講演は、2024年11月13日～27日に開催するJIIMAデジタルドキュメント2024の「ベストプラクティス賞授賞事例コーナー」にて行います。是非、来場登録のうえ、ご視聴頂きたくお願いします。

■埼玉県中央青果株式会社（埼玉県上尾市）方針

　紙で授受した取引証憑書類を初め、電子取引で発生した証憑書類を紙に出力して保管・保存する運用を行っていました。

　同社では、「令和6年1月の電帳法改正に伴う電子取引証憑書類の電子帳簿保存法に準じた法対応」と「社内書類を電子化して保管・保存し、従来の業務の業務効率化を行うこと」の二つに同時に取組むという方針をたて、AIS社の開発するデジチャボを活用して実現しました。

■課題解決のため必要だった文書情報マネジメントの知見

　この青果卸市場様の課題を解決するにあたっては、文書の電子化に追加して電子化後の運用維持のためには文書情報マネジメントの考えが必要になりました。
　そこで、AISより文書情報マネジメントの知見を持つ文書情報マネージャーが参画し、課題解決に向けたサポートを実施しました。

■文書情報マネジメント力の発揮

・社内取扱い文書の棚卸と業務との関連性の可視化
　社内取扱い文書と各文書の文書情報マネジメント上の特性（授受方法/保存特性）を洗い出す事ができるヒアリングシートを作成し、顧客に提供しました。顧客がヒアリングシートに入力する事で文書の棚卸と業務との関連を可視化しました。
・業務および文書のフローチャートを作成と顧客への確認、調整
　入力されたヒアリングシートを基にＡＩＳで業務および文書のフローチャートを作成した。フローチャートを使って、電帳法対応時に必要な電子化処理パターンや顧客の現状業務処理、業務慣習を確認し、新しい文書管理の方法を提案しました。

■AISが工夫した点

　業務遂行のために必要な文書管理ルールならびに電帳法対応の為に必要な文書の取扱い方（電子化処理パタンと電子化ルール、保存年限等の決め事）をシステムに組み込みました。これにより、ユーザー企業は文書情報マネジメントに関する知見、経験が不足していても、導入SEの支援により、短期間で文書管理ルール等を確定し、文書情報マネジメントに基づく文書管理も継続的に維持できるようにしました。

■効果

　システムに標準的な文書管理ルールを仕組んであることで、システム導入から利用開始までの期間の短縮、さらには部門間の管理のバラツキ、属人化の低減に寄与し、全社的な統制の維持、メンテナンスが容易となりました。

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