地⽅公共団体における公⽂書管理の取組調査結果（令和6年4月1日調査）　～公文書管理のルール化率は高いとのことだが～

■公⽂書管理のルールの制定状況

　内閣府が令和6年7⽉26日に公表した「地⽅公共団体における公⽂書管理の取組調査」によれば、公⽂書管理のルールの制定状況は以下の通りでした。
〇全都道府県でルールを制定（100％）
（うち、条例は19団体（前回は15団体））
〇ルールが制定されている市区町村は、1,733団体（99％）(前回は1,694団体)
（44都府県で管内の全市区町村でルールを制定（前回は36都府県））

■公文書管理条例制定状況は

ちなみに公文書管理条例制定状況は、以下の通りでした。
〇都道府県は、19団体（47団体中）【40％】
〇市区町村については、全国統計が出ていなかったので、以下の都府県について集計しました。
・東京都　　5団体（63団体中）【8％】
・神奈川県　3団体（33団体中）【9％】
・千葉県　　2団体（54団体中）【4％】
・大阪府　　2団体（43団体中）【5％】
・兵庫県　　1団体（41団体中）【2％】
　都道府県については制定率は4割と低く、市区町村については数％前後と極めて低くなっています。

■公文書管理法　第三十四条（地方公共団体の文書管理）の確認

　「この法律の趣旨にのっとり、その保有する文書の適正な管理に関して必要な施策を策定し、及びこれを実施するよう努めなければならない。」となっています。

■地方自治体も公文書管理条例を制定しよう

　公文書管理規則等のルールは、手段、手順を示すものなので、その上位の方針を条例として定めないと公文書管理の基準がぶれていまいます。特に重要なのは、第一条（目的）の部分になります。この部分を自治体に焼き直しますと次の3点がポイントとなります。
・公文書は住民共有の知的資源である
・公文書を適切に管理し、行政を適正かつ効率的に運営する
・自治体の諸活動を現在及び将来の住民に説明する責務をする

■公文書管理条例の制定に必要なこと

　公文書管理条例を制定し、それに合わせてルール、システムなども整備していくことが我がまちのために必要だと首長さん、議員さん、住民の皆さんに理解して頂くことだと考えます。　

　来年度からJIIMAでは、自治体向け公文書管理セミナーを開催します。システム導入と並行して、このセミナーも活用頂きたく。
　11月のJIIMAデジタルドキュメントでも以下の関連講演を開催します。