オフィスワークの３Ｍ（面倒、マンネリ、ミスできない）
■オフィスワークの３Mとは
最近とあるウェビナーで「オフィスワークの３Ｍを無くす活動をしました」という事例をユーザーさんが発表されてました。皆さんは、３Ｍという言葉を知っていましたか。
・面倒：時間ばかりかかる
・マンネリ：単純作業でつまならい
・ミスできない：間違えたら怒られる
この三つを生産現場の３Ｋになぞらえて、３Ｍというそうです。恥ずかしながら、私は知りませんでした。出所はリコーさんが取り組んでいるデジタル化、業務改善である「プロセスＤＸ」の中で、撲滅ターゲットとしていることがわかりました。ご存知でしたか？
■では、どのように対策するのか
リコーさんでは、次の順で進めているそうです。
①事実を知る（Fact）：業務可視化
②発見する（Discover）：作業可視化
③最適化（Optimize）：プロセス最適化
④デジタル化（Digitalize）：デジタルツール活用
⑤実行・測定（Monitor) ：データ利活用
これをカスタマーサクセスにつなげるとのことです。
■これまでは、どのように対策してきましたか。
ミスできない仕事といえば、手順書、マニュアル作りでミスを抑えるが定番ではなんかったでしょうか。ミスを抑えるために、チェック作業などが増え、余計、面倒で単純な作業が増えてしまったといことはないでしょうか。
■今、注目されているのは、「業務可視化」、「作業可視化」
これまでも本セミナーでは、眼の前にある文書、書類を整理、整頓することだけに注力するのは、文書情報マネジメントの基本とは言えず、業務遂行の視点から、業務分析から始めましょうと提言していました。この３Mの撲滅も始点は、「業務可視化」、「作業可視化」であり、着目点は同じです。
■マンネリ化が怖い
マンネリ＝単純作業でつまらない、という考え方がある一方で「現状の仕事の仕方に疑問を持たないこと⇒マンネリ化」が実は一番怖いと思いませんか？
同じく作業を行っていても、いつもこのやり方でいいのか、この仕事のやってもらい方でいいのかという疑問を持つ、チームで共通意識を持つことができれば、改善案はいつでも出てきます。
このようなループが働かないマンネリ化は本当に怖い状況です。
マンネリ化の対象は、何も単純作業だけではありません。複雑な作業も同様です。日々なんだか複雑な仕事をこなし多忙な一日を過ごしている。だから充実した仕事をしている。本当でしょうか。関連部門の業務との連携を含めて、業務分析のレベルで、まず、俯瞰してみてはどうでしょうか。
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