部門責任者の方へ。自部門の文書情報マネジメント力を高めませんか！

　皆さんの職場では、事業継続可能な形で、効率的に仕事ができていますか？

　自部門の文書情報マネジメント力を高めることで、この実現に近づけます。

　文書情報マネジメント力が低い場合は、次のような兆候として現れています。

①「クリアデスク」ができていない。

　＊クリアデスクとは離席や退社時にデスクの上に書類やUSBなどの記憶媒体を放置しないこと

②ファイルサーバーの中がゴミ箱化している。

③多くの業務の進め方は、担当者の頭の中にだけある。

④10年来、仕事のやり方を変えていない。

⑤特定の人だけ残業が多い。

　これらを放置しておいてよいと考えている部門管理者の方はさすがにいらっしゃらないとは思いますが、解決に向けて取り組んでおられますか。

「暇な時に不要書類を廃棄しておいて」、「手すきの時にファイルサーバーを整理しておいて」、「業務の合間に業務手順書を整理しておいて」などと部門のメンバーに指示を出し放しにしてはいないでしょうか。

　文書情報マネジメントは、業務とは独立して文書（紙・電子）を取り扱うものではありません。また、文書（紙・電子）を取り扱う基本の考え方というのはあるので、それを業務に取り入れていくことで、事業継続可能な形で効率的に仕事ができるようになっていきます。 

　クリアデスクを例にとると、最終的な形に囚われて日々、机上の整理だけで対処していると整理に要する時間も膨大となるだけで、業務効率はかえって悪くなります。そこで業務分析を行い、文書の取り扱い方、業務の仕方を変えていくと、自然とデスクに貯まる書類の量も減り業務効率もあがります。ゴルフを例にとりますと、誰にも習わなくてもボールは一応は飛ぶようになります。

　しかし、適切なレッスンを受けておきませんと、我流が染みつき一定レベル以上の上達はなく、運動能力的なポテンシャルが高くても全くそれをいかせない状態が続いてしまいます。これは、文書情報マネジメントにも言えます。

　いかがですか、皆さんも自部門のレベルアップのために、文書情報マネージャー認定セミナーを受講頂して、基本を学びませんか。募集要項はこちら。