自治体における公文書管理の電子化推進 ～将来を見据えた公文書管理の革新～
自治体首長、幹部職員の皆さまへ。自治体運営において、こんな課題に直面していませんか？
•「職員の負担が増え続け、業務効率化が喫緊の課題になっている」
•「住民サービス向上のための時間を十分に確保できない」
•「ペーパーベースの文書管理が、情報共有やスピード感を阻害している」
これらの課題を解決する鍵が、公文書管理の電子化です。ITを活用した効率化により、自治体全体が次のステージへ進む準備を整えられます。
■導入済み自治体が過半数を突破 ～自治体運営の新たなスタンダード～
内閣府が2024年7月に公表した「令和6年 地方公共団体における公文書管理の取組調査」によれば、市区町村の54%が公文書管理システムを導入済みという結果が出ています。
これは単なる業務改善にとどまらず、自治体運営における新たな標準として浸透しつつあります。業務効率化、正確性の向上、そして職員が住民サービスに集中できる環境づくりは、市民から信頼される自治体経営の基盤を築く一歩です。
■公文書管理システムがもたらす3つの効果
公文書管理システムを導入することで、次のようなメリットが期待できます。
- 迅速な意思決定を実現
決裁業務がスムーズに進み、持ち回りが不要になります。さらにリモートでも決裁が可能となり、迅速な意思決定を支援します。 - 職員負担の軽減
手間のかかる簿冊管理作業を大幅に削減。職員が本来の業務に集中できる環境を整えます。 - 住民サービスの向上
文書の保管や検索が容易になり、必要な情報に即座にアクセス可能。住民からの問い合わせ対応や迅速な対応が可能になります。
■首長が果たすリーダーシップの役割
自治体全体のデジタル化を推進する上で、市長のリーダーシップが極めて重要です。電子化は職員だけでなく、市民生活の向上にも直結します。例えば、以下のような変化が実現できます。
• 迅速な行政手続きで、市民からの信頼度向上。
• 透明性の高い運営で、自治体のイメージアップ。
• 職員の働き方改革を推進し、持続可能な自治体運営を実現。
■次の一歩を踏み出すために
JIIMAでは2025年7月から自治体向け公文書管理セミナーを定期開催いたします。配信型のオンラインセミナーであり、視聴時間の自由度が高いことから、自治体総務課の職員だけでなく幹部職員の皆さまでも参加しやすいです。ぜひ、自治体の未来を切り開く一歩としてご参加ください。
また、文書情報マネージャーブログでは、公文書管理の電子化に関する最新情報や導入事例を随時掲載していきます。ぜひご活用ください。
いかがですか、皆さんも自部門のレベルアップのために、文書情報マネージャー認定セミナーを受講して、基本から応用までを学びませんか。募集要項はこちら。
