ごみ箱化したファイルサーバーからの脱却、SharepointOnline,Boxを導入せよ！は、正しいか？

　SharepointOnline、Boxなどクラウドストレージよりやや高度なクラウドコンテンツ管理ツールを全社導入する企業が増えて来ております。文書管理ソフト導入という場合は、大抵は利用目的がしっかりしているのですが、全社導入となると曖昧なことも多いです。

　「今度、SharepointOnlineを導入するから、これでファイルサーバーのごみ箱化問題は解決だ！」という会話が社内で交わされれいませんか？　そんな時は赤信号、そのままではうまく進まないと思います。是非、JIIMAの文書情報マネージャー認定資格セミナーの受講を検討頂ければ、と存じます。

　SharepointOnline、Boxなどのクラウドコンテンツ管理ツールは、ファイルサーバーよりやや高度な機能を持っているとはいえ、「AI」（人工頭脳）が入ってはいないので、使い方や運用を考えるのはあくまでも人間であり、導入する皆さんの会社であることは、今一度思い出して頂く必要があるのです。

「ファイルサーバーのごみ箱化から脱却したい」という悩みは、殆どの企業が持っていると思います。これを解決するには、何故、ごみ箱化するのか？　ごみ箱化して何が困っているのか？　では、どうしたいか？　を整理・分析しておく必要があります。

　喫緊の課題として、ファイルサーバーが満杯になっている。あるいは、コンテンツ管理ツールのある機能を使いたい。というのがコンテンツ管理ツール導入の動機かも知れませんが、先程の整理・分析をしておかないと、SharepointOnline、Boxといえども、また、ごみ箱と化します。

　特に、ビットコストの低下が大きく、容量の増加に対するコストインパクトが少なくなってきています。そうすると、ファイルを削除するという行動自体がやられなくなり、結果として、ファイルサーバーの時よりも容量の大きなごみ箱が出来上がってしまうリスクがあります。

　そんな時に役立つのが、文書情報マネジメントの基本から応用までをカバーする”この文書情報マネジャー認定資格セミナー”です。

　記録とは何かから始まり、その重要性、活用・応用、マネジメントの進め方を学んだ後、初めて会った他の受講生と一緒にチームでフォルダー分類に取り組んで頂き、組織メンバーのコンセンサスを得ることの大切さも体感頂きます。

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