「紙文書の管理」できてますか？

　皆さんの会社では、もう業務は電子文書で処理し、結果を電子的に保存できてますか？

　もうだいぶ進んだ。あともう一息だとデジタル化が進んだ会社も多いとは思いますが、過去に作成した紙文書、少なくなったとは言え、現在も紙文書が発生しているということはないでしょうか。

　紙文書は物理的に目に見えるだけにわかりやすいですが、逆に物理的にスペースを取ることからやっかいです。

　文書には保存期間があります。長いものは20年、30年、あるいはそれ以上の場合もあります。業務がデジタル化してきたからと「紙文書の管理」の仕方を知らないというのは、好ましくありません。特にこれからは、紙文書で業務をしていた人がどんどん退職していき、その方法も伝わらなくなってきます。もしくはもうそのような状況にある会社もあると思います。

　そんな時お勧めしたいのが、JIIMAの「文書情報マネージャー認定セミナー」です。

　本セミナーでは、電子文書の管理方法だけでなく、紙文書の管理方法も説明します。

　紙文書の分類の仕方、管理簿の考え方、紙文書のライフサイクルの考え方、居室に置く文書、書庫に移動してよいものなどの基本についてもしっかり学べます。

　現在の担当者が過去文書の内容がわからないからとただ廃棄して、紙文書を削減できました、成果があがりましたとすることは、文書管理ではありません。

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