業務効率化と改革のカギは文書情報マネジメント
組織全体と部門の文書情報マネジメントを推進する「文書情報マネージャー」
▶ 文書情報マネージャーとは
文書情報マネージャーは、企業や組織における「文書情報マネジメント」を実践・推進する人材です。
役割には「全社的な視点で組織を支える立場」と「現場の視点で各部門を支える立場」の両方があり、相互に連携・協力しながら活動を行います。単に文書を整理・管理するだけでなく、情報を経営資源としてとらえ、戦略的に活用することが求められます。
- 経営の視点で情報の重要性を理解する
- 必要な情報や記録を適切に残す
- 日常業務で活用する
- 新たな付加価値を創出する
これらの取り組みは、DX（デジタルトランスフォーメーション）にも通じる活動です。
▶ 文書情報マネージャーの役割と必要スキル
■ 役割
文書情報マネジメントは、IT部門、法務部門、総務部門、情報セキュリティ部門など多様な部署と関係します。文書情報マネージャーは、これらの部門と連携・調整しながら、全社または部門単位での展開を担います。
■ 必要なスキル
文書情報管理とマネジメントに関する知識・実践力に加え、以下の能力も求められます。
- コミュニケーション能力
- ファシリテーション力
- タイムマネジメントと優先順位判断力
- 問題解決力
- 変化への対応力
▶ 文書情報マネジメントは「手段」です
文書情報マネジメントは、以下のような目的を実現するための“手段”です。
- 業務の円滑な遂行
- 組織の持続的な運営
- 事業の発展と成長
- リスクとコンプライアンスへの対応
この“手段”が“目的”となってしまうと、現場では軽視されがちとなり、真の成果にはつながりません。
▶ 文書情報マネージャー認定取得セミナーとは
この認定セミナーは、公益社団法人 日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）が2013年に開始し、現在では1,000名以上の認定者が活躍しています。
内容は、文書情報マネジメントから文書情報管理の基礎・応用まで幅広くカバーしており、紙文書・電子文書の両方に対応しています。2日間という短期間で、実務に役立つ知識を効率よく学べる構成です。
Web開催ながら、2回のワークショップが組み込まれており、他社の考え方や取り組みに触れることができる貴重な機会となっています。また、個別相談コーナーでは、基本的な疑問や、これまで抱えていた課題なども、講師に気兼ねなくご相談いただけます。
講義の最後には理解度テストを実施し、合格者には「文書情報マネージャー」の資格が授与されます。
▶ 文書情報マネージャーに期待されること
この資格の取得者には、文書情報の重要性を正しく理解し、組織内での取り扱いを指導・推進する役割が期待されています。
また、セミナー受講をゴールとせず、継続的なスキルアップを支援するために、無償の研究会やSlackコミュニティも準備されています。ぜひ、積極的にご活用ください。
▶ このような方におすすめします
1. 全社的な視点で組織を支える立場の方
- 総務部、IT部門、法務部門、情報セキュリティ部門、経営企画部門
- 業務改革部門、DX推進部門など
2. 各部門を支える立場の方
- 部門の責任者や、その補佐をされている方
- 現場で文書管理実務を担当する方
3.個人としてキャリアアップを目指す方
- 文書情報マネジメントの知識を体系的に学びたい方
- 業務や転職に活かせる資格を取得したい方