電子文書情報社会における『電子メールの運用管理と保存 -モデル社内規程の提案- 』

文書情報のマネジメントにおいては、かねてから電子メール及びその添付情報が主要な管理対象になることが指摘されていました。日常生活や経済活動でも、電子メールの果たす役割は大きなものですが、企業における運用管理と保存に関する規程が徹底されず、様々な問題が生じてきました。 

電子メールは事業活動を克明に記録した電子文書として重要で、既に訴訟の現場では電子メールの記録は信頼性の高い証拠として利用されています。一方で、電子メール情報の漏洩は重大な問題になるばかりでなく、従業員の電子メールによる不始末やルール違反は、企業の事業活動のコンプライアンス違反や法令違反と判断されることにもなります。 

政府でも9月20日の第57回公文書管理委員会で「行政文書に該当する電子メールを保存管理する方針」を決定しています。民間企業としても電子メールのルール、運用管理と保存のルールを明確にした上で、電子メールの適正管理を実施していくことが求められています。各企業におかれましては、JIIMAからの提言「電子メ－ルの運用管理と保存 –モデル社内規程の提案-」を活用していただき、より安全な電子メールの運用管理を実践していただければ幸いです。