電子取引ソフト法的要件認証制度に関する質問と回答です。
電子取引ソフト法的要件認証制度FAQ
電子取引の保存方式は、電子帳簿保存法 施行規則第４条１項のいずれの措置に対応して認証されているかを示しています。
| 保存方式 | 施行規則4条1項 | 説明 | |
|---|---|---|---|
| A | 措置１相当 | タイムスタンプ付与後に相手方に送付する方式 | |
| B | 措置２相当 | 授受後にタイムスタンプを付与する方式 | |
| C | a | 措置３相当 | 訂正削除の履歴が残る方式 （a…自動入力方式 / b…手動入力方式） |
| b | 措置４相当 | ||
| D | a | 措置３相当 | 訂正削除ができない方式 （a…自動入力方式 / b…手動入力方式） |
| b | 措置４相当 | ||
※C-b、D-bについては、事務処理規程が必要となります。
本認証の対象ではありません。
電磁的記録の 訂正削除の防止に関する事務処理規程の備付けで対応するソフトは、ユーザーの運用との組み合わせで法的要件を満たすことが必須となるので、ソフトウェア単体の機能では電子取引の要件を満たしていることが確認できないためです。
電子取引の法的要件を満たせば認証の対象となります。
電子取引の対象が海外を含むことはそのソフトの利用方法であり、本認証はソフトの機能を審査するため関係がありません。利用が国内の電子取引に限定されていなくとも本認証の対象となります。
提供されるソフトの機能が同一であれば顧客毎に認証を取得する必要はありません。プランとは機能の組み合わせが異なるものが複数あることだと思いますが、プランの内容にもよりますので、具体的な内容を事務局にお伝えください。
上記の機能を有する製品の場合、保管機能を有しないと思われますが、送付だけの機能だけでは申請出来ないのでしょうか？保存する機能を持った製品とｘｘｘと連携することで可能では申請可能でしょうか。
タイムスタンプを付した後相手に送付することも電子取引になります。そのため、送付元での保存が必要になり送信の機能だけでは申請はできません。
複数のソフトを連携して電帳法の全ての要件を満たす場合、それらのソフト全てを認証の対象とし同時に申請する必要があります。
なおその場合は、マニュアルの記載内容は、申請したソフトを連携させて使用する方法が記載されている必要があります。認証ロゴの使用に関しては、組み合わせた場合に限られます。
見積書や注文書を書面で発行して相手先に送付する場合の控えを電子データで保存するシステムは「電子書類ソフト認証」に対象になります。
該当機能があれば複数の認証を受けることができます。
審査申請は、各認証制度毎に行ってください。認証審査は個別に行われ、全て同時に認証されるかはお約束できません。
電子帳簿保存法の要件を満たすソフトであれば認証の対象です。
発行元データ(csv等)を作成するシステムでも同様です。
対応している書類の種類、帳票の種類別の認証は行っておりません。電子帳簿保存法の要件を満たすソフトであれば認証の対象です。
書類を受信する側の保存方法は、発行する側の控えの保存方法と関係ありません。
電子取引の制度とは、「電磁的方式により授受する取引（電子取引）を行った場合には、その取引情報を電磁的記録により保存しなければならないという制度です(法７)。」となります。
電子取引の取引データは、データのやり取りをした双方で電帳法の要件を満たして保存する必要があります。併せて、「Q6」も参照してください。
(A)請求書のPDFファイルのことを指します。
(A)利用明細のCSVファイルのことを指します。
認証制度共通FAQ
マニュアルには、チェックリスト記載の機能の具体的な説明の記載が必要です。申請前に必ず確認してください。
“XXXXする機能があります”、”XXXXが表示されます”程度ではNGになります。その機能があるという説明だけでなく、どのように設定し、どのように操作すればその機能が使用できるか、どのように表示、印刷されるか具体的にわかる説明が必要です。
審査結果は認証製品としてJIIMAホームページ上で公開します。審査の経緯、機能チェックリストは公開いたしません。
目安として2-3ヶ月間です。マニュアルチェックでマニュアルの書き直しが多いと審査終了まで時間がかかり、それ以上の期間を要する場合があります。過去事例では必要な機能がなく開発してから再審査を受けたケースがあります。申請前にセルフチェックを充分に行ってください。
順番に審査しますので、急ぎの対応はお受けできません。
個別のソフトの開発に関するご相談は承っておりません。ご自身で調べて対応してください。必要な機能内容は機能チェックリストで確認できます。
個別のソフトの開発に関するご相談は承っておりません。ご自身でお調べ頂き、開発をお願い致します。
認証番号は認証審査委員会で認証承認された順に発行しますので、申請した順番とは異なります。
審査時点のファイルをそのまま保存するため、DVD等のメディアで送付いただきたいのですが、どうしても必要であればZIPファイルにアーカイブした状態で送付してください。
実際には、ファイル転送サービスを使って申請を受けるケースもあります。
基本的には同一の認証制度の中で複数製品が申請された場合のみ、割引対象となります。
ただし、今回よりJIIMA会員に関しては認証制度を跨ぐ複数申請についても割引の対象となります。
改正電子帳簿保存法関連の通達、一問一答は、例年6月末～7月初旬に国税庁から公開されます。令和3年度改正基準の機能チェックリストはその内容を分析してから改訂作業を行います。秋ころから認証申請受付開始となる見込みです。
ちなみに通達は国税庁長官が発出します。
2回まで再審査を行いますが、最終的に不合格となった場合は、問題箇所を修正していただいた後に再度新規申請となり別途費用が必要です。
これまで取り下げになったケースはありますが、不合格になったケースはありません。
製品のバージョンアップ毎の更新審査は不要です。
バージョン毎に認証を受けたい場合は都度更新審査申請をしてください。バージョンアップの際、電帳法にかかわる機能を維持することはメーカーの責任で行ってください。
万が一、バージョンアップの際に電帳法の要件で必要な機能が無くなった場合は認証取消しになります。
「審査基準に係る機能に修正があったかどうか」は機能チェックリストの要件で判断し、当該要件に係わる機能に変更があれば更新審査を受けて下さい。更新審査の都度費用が必要です。
法令に定められたソフトの機能は、機能チェックリストのみで審査します。JIIMAの各種規程、認証基準は、審査申請する前に内容の確認をお願いしております。
人が介在する方法でデータの受け渡しがされる場合は改ざんや誤って変更されてしまう可能性がありますので、ソフトの機能でデータをソフトから直接エクスポートできることが必要です。
マニュアルにエクスポートする操作が記載してあることが必要です。
電磁的記録を電帳法対応ソフトで保存することで、それが原本保存となりますので、紙で保存することはユーザの運用であり本認証では審査はいたしません。
法改正があり機能チェックリストが変更となった場合は、更新審査を受けていただくことになります。
(4/14の第一回説明会時に新規審査受審が必要と回答しましたが上記に訂正いたします。）
自動審査は行っておりません。更新審査の申請手続きしていただき改めて審査を行います。
令和2年度改正時点では、スキャナ保存、電子帳簿についてはJIIMA認証製品を使用する場合、簡略記載の申請書で申請することができます。電子書類ではそのような措置はありません。令和3年度改正では電子書類の申請承認が不要になります。電子取引はJIIMA認証とは関係なく申請承認が不要です。
ご認識の通り、会員価格から更に割引が適用されます。
承認申請そのものは廃止されますが、国税庁のHPに掲載されている認証製品リストは、新たな認証制度も含めて引き続き掲載されます。
なお、帳簿に関して優良帳簿届け出制度が始まる予定ですが、この中にJIIMA認証が盛り込まれるかどうかは現時点では未定です。
製品のバージョンアップ毎の更新審査は不要です。
バージョン毎に認証を受けたい場合は都度更新審査申請をしてください。バージョンアップの際、電帳法にかかわる機能を維持することはメーカーの責任で行ってください。
万が一、バージョンアップの際に電帳法の要件で必要な機能が無くなった場合は認証取消しになります。
「審査基準に係る機能に修正があったかどうか」は機能チェックリストの要件で判断し、当該要件に係わる機能に変更があれば更新審査を受けて下さい。更新審査の都度費用が必要です。
そのとおりです。
法改正でソフトに要求される仕様の変更があれば機能チェックリストを改定しますので審査内容は変更されます。
同一機能でマニュアル記載内容が同じであれば、主製品で審査を受け認証を受けた場合は派生製品として登録が可能です。登録には費用が必要です。
お客様個別の名称に設定変更できるソフトがあると思いますが、それは設定変更の機能によるものであり、電子帳簿保存法の要件を満たす機能に変わりがなければ名称別に申請する必要はありません。
実装方法についてはご自身でお調べください。JIIMAではご相談をお受けできません。
認証団体が審査に係る内容を申請時にアドバイスする事はできません。
業務フローのパターンによる認証は行いません。電子帳簿保存法の要件を満たす機能があることをもって認証します。JIIMA認証を受けている場合、そのソフトが電子帳簿保存法の機能を具備していることが明らかになりますので、製品を選択しやすくなります。
認証の取り下げ・取り消しがない限り、継続して掲載されます。
契約書・見積もり書・請求書などの帳票を電子データで発行する場合は電子取引ソフト認証、紙で発行し控えを電子とする場合は電子書類ソフト認証での申請が必要となります。
大変申し訳ありませんが、内容的には法的要件にも関係しておりJIIMAがお答えする立場にはございません。国税庁の電帳法関係のサイトは以下のURLにあります。
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/index.htm
上記にあります国税庁の一問一答を参考にされて下さい。また必要に応じ、国税局の窓口にご確認下さい。
会計システムや文書管理システム等のソフトウエアが数多く販売されています。税務という観点では電帳法対応というソフトウエアも多くあります。ただし、一般企業の方々が適正に電帳法に対応しているかの判断をするのは難しいものです。そこでJIIMAでは電帳法に対応したソフトウェアが法的要件を満たしているかを確認し、企業のソフトウェア選定、導入を支援しています。国の動向としては規制緩和の方向で動いていますが、逆に罰則を強化するなど、ますます自己責任という考え方が重要になってきます。公益法人であるJIIMAが認証する製品であれば、安心してご使用することが出来ます。なお、認証取得製品は国税庁やJIIMAのHPなどで公開されますし、またJIIMA認証のロゴも使用することができますので、販促的な意味合いでも活用できると思います。
グループ会社であっても法人格が別であれば、同一とはみなされません。JIIMA入会（会員資格）や会員価格の適用なども個別法人単位となります。なお、認証製品の開発元企業および認証製品の販売企業は認証ロゴの使用許諾契約を締結することでロゴマークは使用できます。
基本的には、日本に拠点があり製品の開発または販売を行っている法人でないと申請が出来ません。ただし、審査時や認定後のJIIMAからの問合せについて、日本語で回答をしてもらう必要があるため、日本に法人があることが望ましいが、その役割を販売代理店等が担うのであれば、必ずしも日本に法人格を伴う拠点があることは条件ではありません。その場合でも申請書、マニュアル等の言語は日本語が必須となります。
ファイルサーバーに保存すること自体はもちろん構いませんが、データベースとして検索することが出来ることが必須で、何らかの文書管理機能が必要となります。
データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステムを利用するのがポイントですが、例えばファイルサーバーの（監視）フォルダーに一旦格納され、人手を介さずに自動で文書管理システムに取り込めるシステムが構築されていれば可能となります。