ChatGPTに尋ねてみた。「文書管理をすることは、目的ですか？　手段ですか？」

生成AIが、今注目を集めています。そこで、文書管理についての基本的なことをChatGPTに尋ねてみました。

１．質問　”企業にとって、文書管理をすることは目的でしょうか。”

　　◇ChatGPT　回答

　　”企業にとって文書管理を行う目的は、いくつかの観点から捉えられます。主な目的は以下の通りです：

　　情報の整理とアクセスの向上:・・
　　効率性と生産性の向上:・・
　　情報セキュリティとコンプライアンスの確保: ・・
　　リスク管理と災害復旧: ・・
　　情報共有と協業の促進: ・・

　　総じて、文書管理は企業において情報資産の最適な活用を可能にし、業務の効率性やセキュリティを向上させることで、組織全体の成果と成長に寄与します。”

　　◇なんだか質問と回答がチグハグですね。
　　こちらは、文書管理をする目的を尋ねているのではなく、文書管理をすること自体が企業の目的なのかと尋ねましたが、はぐらされた感が残ります。
　　そこで追加の質問をしました。

２．質問　”企業にとって、文書管理をすることは、目的でしょうか。それとも手段でしょうか。”

◇ChatGPT　回答
　”企業にとって文書管理は、主に手段として考えられることが一般的です。つまり、文書管理そのものが目的ではなく、情報の効果的な管理や組織内のプロセスの支援手段として利用されます。
　文書管理は、企業が情報を整理し、保存し、アクセス可能にする手段です。それによって以下のような目的が達成されます：
　情報の整理とアクセスの向上:・・
　効率性と生産性の向上:・・
　情報セキュリティとコンプライアンスの確保: ・・
　リスク管理と災害復旧: ・・
　情報共有と協業の促進: ・・

　従って、文書管理は企業が情報資産を最適化し、業務プロセスを効果的に実行するための手段として捉えられます。企業の目的や目標達成のために、効率的な情報管理を行うための道具として文書管理が活用されます。　

■「文書管理をすることは、目的ではなく、手段です。目的と考えるから軽視するのです。手段ですから、業務の一環でやる必要があるのです」とは、当認定セミナーでの考え方ですが、ChatGPT的にも違和感がなかったようです。

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