区間新記録誕生！ それを支える記録管理！

　お正月の1月2日と3日に箱根駅伝をテレビで観た方も多いと思います。今年は天気にも恵まれ、多くの区間新記録が誕生しました。実は、「記録管理」もこれらの新記録を陰で支えています。これまでの記録が正確に残っているからこそ、新しい記録が「新記録」として認められるのです。もし、記録が間違えて書き換えられたり、消されてしまったりしたら、新記録とは言えなくなりますよね。

■ファイルサーバーのトラブルを防ぐためのポイント

　「ファイルサーバーの容量がいっぱいで、どうにかしたい」といった声をよく耳にします。「不要なファイルを削除して容量を減らしたい」というご要望も多いですよね。
　でも、ちょっと待ってください。今サーバーにあるファイルは、本当に残すべきものですか？　それとも、一時的に作業するための「ワークファイル」でしょうか？　もしワークファイルなら、作業が終わったら削除することを徹底すれば、容量が増え続ける問題は解消します。問題は、各人が「残したい」と思ったファイルの扱いです。
　多くの場合、部門やチームでファイルサーバーを共有しています。このような環境では、誰でもファイルを「編集」「削除」できる権限を持っていることが多いです。
　しかし、この状態だと、悪意がなくても大切なファイルが書き換えられたり、削除されたりするリスクがあります。これでは、「ファイルを確実に残したい」という目的に矛盾してしまいますよね。

■大切なファイルをきちんと残すには？

　容量が足りなくなってから慌ててファイルを整理するのではなく、最初から「組織として残すべき重要なファイル」と「一時的なファイル」を区別して管理することが大切です。
　例えば、大切なファイルについては「改ざん防止」や「削除防止」の仕組みを導入しましょう。この管理には手間がかかるため、部門やチームでよく話し合い、必要なルールを決めることが重要です。

　一方で、「そこまで重要ではないけれど、しばらく使う可能性があるファイル」については、例えば「保存期間は1年間」といったルールを決めます。このルールに基づいて、従来通りの形で共有しても問題ありません。この仕組みを導入することで、容量が足りなくなる事態を防げます。

■ファイルサーバーで改ざんや削除を防ぐには？

　この点については、専門のセミナー（文書情報マネージャー認定セミナー）で詳しくご説明しますので、ぜひご参加ください！

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