10月9日、10日は地方自治情報化推進フェア2024（幕張）。各社の公文書管理システムを見に行こう！

■10月9日、10日は地方自治情報化推進フェア2024

　このフェアは、幕張メッセ会場で開催されます。
　今、話題の基幹系２０業務のガバメントクラウドへの移行はもとより、地方自治体のDX推進のための様々な商品、サービスが一堂に会します。

■各社の公文書管理システムを見に行こう！

　これから公文書管理システムの導入を検討している自治体の方、または導入済みでシステム更新時期を迎えている自治体の方は、是非、幕張メッセまで足を運びませんか。百聞は一見にしかずです。現物のデモを見ることで、「予想してたのとは違うな」「予想通り」などは即座にわかるのではないでしょうか。

■自治体の現場での今一番の課題は？

　全ての公文書が電子文書のならば、システム化により保管スペース問題も業務の効率化も実現できるのでしょうが、現実には紙文書が残っている。これにより効率が思うように上がらず、スペース問題も解決しない。これが自治体の現場の声ではないでしょうか。

■システムは入れたけれどにならないように

　システム導入だけで安心してはいけません。文書管理システムは導入したけれど、電子化率があがらず、公文書は紙のままで、管理だけをシステムで行っている状況は避けたいところではないでしょうか。

■電子文書化による効果は、スペース効率と決裁の効率化だけでしょうか。

　電子文書で運用することで、実はもう一つ大きな効果があります。それは過去の行政処理案件や過去の経緯をよく参考にして、新たな行政処理の案件にあたることが可能になるからです。

　紙文書の場合、たいていは発生から2年で書類保管箱（段ボール）に入れてしまうので、まず取り出すことが億劫になりますし、極めて非効率になります。しかし、電子文書ならば即座に参照することができるのです。

　来年度からJIIMAでは、自治体向け公文書管理セミナーを開催します。システム導入と並行して、このセミナーも活用頂きたく。11月のJIIMAデジタルドキュメントでも以下の関連講演を開催します。