申請書、稟議書、電子文書の承認には、ワークフロー・システムを使っていますか？

　皆さんの会社では、ワークフロー・システム使ってますか？
「うちの会社はIT化が遅れてるからな」と思っている方の会社でも、経費精算、交通費精算、通勤費申請、勤怠管理などについては、IT化されていることが多いと思います。

　申請したらそれを上司に回す、上司が承認したら担当部署に回すと、申請書の回付をするのがワークフロー・システムです。
　どこの会社にでもある経費精算などの業務については、入力画面、承認画面がその業務に特化して使い易くなっています。
　ワークフロー・システムを利用すれば、次処理者への回付は即座に終わりますので、紙の場合よりも圧倒的に速く、また、申請者も承認者もリモートでも構わない、承認の進捗状況もわかるという利点があります。

　他の業務にも、ワークフロー・システムを使っていますか？

　今や文書は電子的に作成している筈です。これを印刷するのはいかにも無駄です。そこで、電子メールの添付ファイルとし回付していることはないですか。

　こんな場合、意外と扱いが面倒なのです。以下に説明します。

①承認証跡の残し方が煩雑になる

　紙文書の場合と同じように、文書の先頭ページに承認欄を設けた場合、

・電子メールが回付されてくると、その添付ファイルをダウンロードし、ファイルを開いて内容を確認した後、承認欄に印影を貼付けファイルを閉じます。

・回付されたメールを次の承認者に承認したファイルを添付して転送します。

　どうですか、こんな作業が多いと紙の方がよかったとなりますよね。

②承認依頼取消しを見逃しやすい

　承認依頼を電子メールで取消す場合、このメールを見逃すと不要文書を承認をしてしまいます。メールの見逃しはヒューマンエラーなので、注意喚起はするにしても、中々効果はあがりません。

こんな時、ワークフローシステムを使用すれば、

・回付されてきた電子メールのURLをクリックすれば、申請書類の画面が出て、承認のクリックをすれば、証跡は自動的に残り次の承認者に回付されます。

・申請取消の場合は、引き戻し処理ができますので、取消処理は確実に実行されます。

ワークフロー・システムは電子文書で業務を進める上では必須ツールなのです。

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