文書管理達成度評価基準 評価を受けたい方へ

文書管理の達成度評価基準の概要

  • 本「達成度評価」は、総務部などの文書管理主管部門と、 人事部・経理部などの実行部門の、各最低1名が回答することにより、会社の文書管理の達成度を測ることができます。
  • 文書管理主管部門と実行部門への質問項目・質問事項は8項目42問からなり、各項目5点満点とし、40点満点です。
  • 質問事項は、「紙」文書と「電子(化)」文書の両方を包含した、文書管理の基本的事項です。
  • 主管部門が文書管理ルール(文書管理規程等)に定めるべき事項を定め、各部門がそれを順守しているのか、を問う形式の質問項目にしています。
  • 文書管理システムなどの「道具立て」に関する質問事項はありません。ただし、質問表の「回答者データ」に「文書管理および文書管理システムに関するアンケート」がありますので、可能な範囲でのご協力をお願いします

文書管理の達成度評価基準の構造

評価基準の大項目   質問
事項数
文書管理ルール制定の前提条件

文書管理を闇雲に進めようとしても、組織は動いてくれません。
ここでは、その目的、ルールの構成とメンテナンス、経営者の姿勢(理解)と関与などにより、文書管理を進めるにあたっての基礎的条件の整備状況を確認します。

6
組織的な活動

文書管理推進の責任の所在が曖昧では、文書管理を展開することはできません。
ここでは、その責任と権限、ルールの周知と従業員の参画、教育とモニタリングなどにより、体制の整備状況を確認します。

7
文書を管理するための前提条件

業務上作成した文書や記録の帰属、管理の対象となる文書や記録の範囲が曖昧では、何を管理すればよいのかがわかりません。
ここでは、文書管理を進めるうえでの欠かすことのできない、文書の帰属や管理対象範囲のなどにより文書管理の前提条件の整備状況を確認します。

3
作成

「文書」は最初から「記録」ではありません。しかるべき移行手続きによって、文書保存年限にもとづいて保存しなければならない「記録」となります。
ここでは、「文書」の作成時の留意点や記録への移行手続きなどにより、「文書」や「記録」が適切に作成されていることを確認します。

6
発信・送付(社内・社外)

「文書」は会社や組織の意思表示であり、それを社内・社外へ発信する場合には、業務担当者が単独で発信することはできません。
ここでは、発信責任者や発信手続き、特に「機密文書」を発信する際の留意事項により、「文書(記録)」に記載された情報が適切に伝達されていることを確認します。

2
利用・活用の促進

「文書」や「記録」は利用するからこそ価値があります。
ここでは、利用・活用するための施策の規定とその実施状況を確認します。

5
保存・保管

「記録」は法令や契約の要請や業務上の必要性によって、保存年限を設定して、維持しなければなりません。
ここでは、全社統一的な保存年限の設定、部門特有の「記録」の保存年限の設定、機密文書などの管理方法などにより、コンプライアンスや説明責任、災害対策などへの備えの状況を確認します。

7
廃棄

「記録」は、所定の保存年限を経過した後に廃棄しなければなりません。
ここでは、廃棄の承認、廃棄方法、廃棄停止の指示などにより、コンプライアンスや説明責任、訴訟への備えの状況を確認します。

6

回答の選択肢と配点、回答方法

各設問に対しては、3つの選択肢から選ぶようになっています。この中から、最も当てはまると思えるところの「回答欄に」「1」を入力してください。

(例)
質問項目 質問の概要 選択肢の概要 配点 回答欄
8-5 廃棄の記録 文書の廃棄記録を保存することを規定しているか?

「文書管理」ルールがない。

1点  

「文書管理」ルールに、廃棄記録の保存を定めていない。

3点

1

「文書管理」ルールに、文書の廃棄について、廃棄記録を残すように規定している。

5点  

回答用シート

記入した回答シートはメールに添付し、次のアドレスにお送りください。
E-mail : bunsyo_tassei@jiima.or.jp (アドレスの「@」を半角に修正してください。迷惑メール防止のためです。)

回答結果の取扱い

回答して頂いた方には、評価を実施したのち、この結果をメールでお返しします。
回答内容を平均化し、管理状況の平均値や傾向などの分析を行い、このホームページの「解析結果」で公表するほか、セミナーや機関誌などで発表することがあります。

文書管理の達成度評価回答票記載の個人情報を除いた情報については、以下の目的で利用します。
評価票を当協会に提出いただいた時点で下記利用について同意いただいたものとみなします。
原則、企業名・事業所名・部署名・個人情報は非開示とし、開示する場合は提出者同意の上行います。

1)当協会の活動。
2)企業名・事業所名・部署名・個人情報を除き、JIIMA以外の公的機関に提供する場合があります。
3)提出者等の個人情報は当協会の個人情報保護に関するポリシーに従い取り扱います。
当協会の個人情報の取扱については以下を参照ください。
http://www.jiima.or.jp/e_privacy/e_privacy.html

評価にかかる費用について

全て無料で実施し、回答された方に対して、費用負担をお願いすることはありません。

お問い合わせ・お申込

公益社団法人 日本文書情報マネジメント協会 文書情報管理委員会事務局
E-mail : bunsyo_tassei@jiima.or.jp (アドレスの「@」を半角に修正してください。迷惑メール防止のためです。)

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